こんにちは！ワイズ技研です。
ワイズ技研の社員を繋ぐツールG suiteを社内でどのように活用しているかについて、今回から数回に渡ってご紹介していきたいと思います。

G suiteとは？
ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダー
仕事に必要なツールすべてを 1 つのパッケージで利用でき、パソコン、スマートフォン、タブレットからシームレスに作業できます。
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

G suiteはGoogleが提供しているサービスです。すごくざっくり言うと、Googleの社用アカウントの発行・停止の管理が管理者側で一括でできて、かつGmailのドメインを独自ドメインにして使うことができるサービスです。なので弊社のメールアドレスのドメインはysgiken.co.jpですが私達が見ているメールボックスはGmailのメールボックスそのままです。

ワイズ技研は終日事務所に常駐している内勤の社員も居れば屋外の現場で終日改良の作業をしている社員も居り、また連日会議や出張などに飛び回っている役職者など、小さな会社ですが働き方のスタイルがが部署や役職によって様々です。
弊社のような会社で重要になるのは、
◎事務所以外の場所、屋外等でも必要な情報にアクセスできること
◎そのセキュリティが十分に確保されていること
大きく言ってこの二点です。逆にその仕組みが整っていないと、遠くの現場に出ていてもわざわざ帰社したり事務所に在社している社員に電話したりしないと必要な情報にアクセスできなくて不便です。
ですので端末さえあればどこからでもアクセスでき、かつ厳格なセキュリティ基準に準拠して提供されているG suiteは弊社のような業態の会社にはとても合っています。

今回はまず、Google、G suiteが提供しているサービスの中でも最も有名なサービスの一つであるGmailの社内での活用の一例についてご紹介していきたいと思います。

●グループ用アドレスの作成が簡単で便利です
Googleグループというサービスを使うと、メーリングリストが簡単に作成でき、かつそのメーリスに対して任意のグループアドレスを付与することができてこれがとても便利です。
使い方としては、例えば新規のお見積もりのご依頼を個人アドレス宛にいただいた場合、その社員がたまたま休暇中であったりしますと対応が遅れてしまいかねません。
ですのでお取引先のご担当者様には見積もりのご対応チームのグループアドレスをご紹介し、そちら宛にご依頼メールをいただくとチームメンバー全員に自動でそのメールが配信され即時に内容が共有されるため、ご対応漏れや遅れを未然に防げる、といったことができます。

●アーカイブボタンが便利です
まずGmailには「受信ボックス」「ゴミ箱」の他に「全てのメール」というページがあります。
受信ボックス…新規メールが来るとここにまず入ります
全てのメール…ゴミ箱に入ったメール以外のメールが全て表示されます
ゴミ箱…破棄したメールがここに入ります。一定期間が経過すると自動的に削除されます。

「メールを１件アーカイブした」と言った時どういう状態を指すのかというと、「受信ボックスからは非表示にされた(＝ただし『全てのメール』欄では変わらず表示される)」という状態を指します。
これがどう便利かと言いますと、例えば私のメールボックスは下記のように常にそのメールの処理状態が可視化されています。
未読/受信ボックス内…未読かつ未処理の状態
既読/受信ボックス内…既読でなんらかの処理が必要だが処理未了の状態
既読/アーカイブ済(受信ボックスでは非表示)…既読かつ処理不要、もしくは処理済
メールは時系列順に並んでいて一番上が新しく、一番下が一番古いです。上に表示されていればいるほど、急ぎの処理が必要なものが必要なものが多く、下の方に行けば行くほど緊急性は低まっていきます(緊急性が高いメールから優先して処理していくので、下の方に溜まっていくメールは自然と緊急性が低い処理になっていきます)
ですのでアーカイブ機能を使うと受信ボックス自体をタスク一覧表化させられるので便利です。

アーカイブではなく「ゴミ箱に捨てる」でも同じことじゃないかと思われる方もいらっしゃるかもしれないのですが、「その場で一旦不要になったものの、数ヶ月や数年が経った後に『そういえば、あの時メールでどういうやりとりになってた？』」と調べたい時に削除じゃなくてアーカイブしておくことが生きてきます。つまり残しておけば検索ができるということです。
誰から来たメールか、誰宛のメールか、件名、本文に含む単語、メールが来た時期
断片的な情報しかわからなくても、かなりの高い確率でメールボックスの検索フォームから必要なメールにたどり着くことができます。この検索精度の高さはさすが検索サイト最大手だなと感じます。

Gmailならではの活用についてはこんなところではないかと思います。
次回はGoogleが提供している、ビデオ通話、音声通話機能を兼ね揃えたチャット、Googleハングアウトの活用事例についてご紹介したいと思います。