前回のGmail活用編　に引き続き、今回はハングアウトの社内での活用の仕方や、活用に至るまでの流れについてご紹介していきたいと思います。

◎ハングアウト活用に至るまでの流れ
それまで社内でのやり取りはメールや電話でのみで、チャットを使う文化は全くありませんでしたし、私も含めて「まあメールや電話があるから別にチャットの必要性はそこまで…」という感覚でいたように思います。
契機となったのは2015年の秋ごろ、どういう話の流れでだったかは失念してしまいましたが内務ミーティングで「１日１回ハングアウトの内務グループで今の自分の状態を表すスタンプ(余裕がある、普通、立て込んでいて忙しい、など)を送ろう」という話になりました。
最初はスタンプを送るだけだったのが、終業時の挨拶にも活用するようになり、徐々になんとなく「ハングアウトはわざわざメールを送るまでもないような内容の時に使う」という風に使用のシチュエーションの範囲が拡大していきました。(そしてそれに伴い、スタンプを送りあう風習は自然消滅していきました)
今まで社内チャットを使っていなかった会社様がチャットを導入しようとする時ももしかしたらこういう風に、「帰り際におつかれさまでしたとハングアウトに一声残して帰る」ですとか、「１日１回今の自分の状態を表すスタンプを送ろう」ですとか、そういうハードルの高くないかつ自然と１日１回はハングアウトに触れるような使用ルールを何か一つ決めておくと、言葉で色々説明するよりも操作感や使い方のイメージがメンバーに共有されやすくて、結果として普及しやすいのかもしれないです。

◎メールよりハングアウト(チャット)の方が便利な時
・文章を書き終わってエンターキー一つで送信できる手軽さがあるので、短文で済むちょっとした用事ならハングアウトの方がやり取りがスムーズなことが多い
・メールの署名や、宛先アドレス、送信先アドレスなど余計な文字情報が画面にないので、相手とのやりとりの流れを追いやすい
・チャットはメールと比べると、より口頭で話すのと似た感覚でやり取りできるためメールを書くより心理的ハードルが低いです

◎逆にハングアウト(チャット)よりメールの方が便利な時
・添付ファイルがたくさんの時や、画像データ以外のデータを送る時(ハングアウトにはＪＰＥＧやＰＮＧ形式以外のファイルは添付できなかったと思います)
・長文で複雑な内容の文面を送る時
・誰かから来たメールをそのまま転送したい時
・チャットだと発言が誰かの発言で流れていきやすいので、誰かの発言で流れていってしまうと困る内容を送る時

と、メールの方が便利な場面ももちろんたくさんあります。
ですので皆それぞれその時その時のシチュエーションに合わせてハングアウトとメールを使い分けています。

ちなみにハングアウトにはチャットだけではなく映像通話の機能もあるのですが、チャットに対してハングアウトの個別の映像通話は事務所の環境的な要因もあってあまり普及しなかったです。

まとめ

・ハングアウトは社内のコミュニケーションの活性化と合理化の一助となります！

・ハングアウトとメールの使い分け方をひとりひとりが体感として理解できると普及しやすいです。
→そのためにまず１日１回は必ずチーム全員がハングアウトに触れるような簡単な使用ルールを決めることが有効です

次回はGmail画面やクロームで使えるTips集です。(メモ、タスク表など)