今回は、G suiteで使える機能、グーグルドキュメントやスプレッドシートについてです。
グーグルドキュメント、スプレッドシートとは？
ざっくり言うと、グーグルドキュメントはMicrosoft Officeで言うところの「ワード」のように文書をまとめるのに特化したソフトで、グーグルスプレッドシートはMicrosoft Officeで言うところの「エクセル」のような表計算ソフトにあたります。
グーグルドキュメント、スプレッドシートのどこが便利？
◎自動でクラウド(グーグルドライブ)に保管されるので、常に最新のファイルが他メンバーと共有される
◎自動で詳細な変更履歴が付き、誰がいつどこをどのように変更したのかがいつでも確認できる。
◎最新版から、以前の版に戻すことが可能
◎ファイルを共有している他メンバーとの同時編集が可能
◎万が一誤って削除してしまっても、ドライブの履歴やゴミ箱から復旧可能
Microsoft Officeのワード、エクセルでももしかしたら上記のような使い方はできるのかもしれないのですが、普段からグーグルドライブでファイルを共有しているチームだと断然グーグルドキュメントやスプレッドシートの方が使い勝手が良いと思います。(ドキュメントもスプレッドシートも、作成した時点でファイルはグーグルドライブ上に作成される＆当然グーグルドライブとの相性が抜群に良いです)
ドキュメント、スプレッドシート活用の具体例
グーグルドキュメントやスプレッドシートの便利さを生かして何ができるかというと、本当に色んなことができるのですが当社内、特に内務チーム内で一番画期的だったのが、「いつでも最新業務マニュアルが共有できる」ということでした。
メールや紙での配布のみで共有していた頃は、最新マニュアルと旧マニュアルが取り違えられてしまったり、メールでの伝達内容を手元のマニュアルに控え忘れてしまっている人が居た場合に個々に認識の違いが出てしまっていたりしたのですが、
・業務内容の変更があった場合は必ずドライブの共有フォルダの中に入れているマニュアル原本を変更し、その旨チームのメンバーに連絡する。マニュアルを参照する際は必ずそのマニュアル原本を参照する
というルールをチーム内で取り決めてからは、そういったトラブルがなくなりました。
ですので今まで各個人のデスクトップや引き出しの中で個々にマニュアル原本を作って持っていたのが、原本が完全に社内で１つになったということはとても画期的なことでした。
まとめ
グーグルドキュメントやスプレッドシートを上手に使うと、社内に散在したマニュアル原本を１つにまとめることができます！
次回は、今回も少し話しに出てきた、「グーグルドライブ」の活用について書いていきたいと思います。
